많은 기업들이 사용하는 아웃룩 메일 백업 메일 연동 및 잘못 메일을 보내서 회수하는 방법, 아웃룩에서 명함처럼 내 연락처와 주소 서명 설정 및 메일을 예약으로 발송하는 경우, 휴가 때 자동회신 메일 설정하는 방법을 사용할 경우 업무 생산성을 높일 수가 있는데요 이런 설정 방법을 정리해 보겠습니다.
아직까지 백업, 메일 연동, 메일 회수 방법, 대용량 첨부 방법, 개인 메시지 서명 설정, 예약발송방법을 모르시는 경우 아래 순서를 따라서 설정을 해 놓고 사용하시면 정말 편리합니다. 1주일 걸리던 업무가 하루만에 해결이 될 수 도 있는데요 몰라서 시간 낭비하는 경우를 꼭 줄여보시기 바라며 지금부터 방법을 정리하겠습니다.
아웃룩 메일 설정을 처음에 해 놓으면 확실하게 업무 생산성이 늘어나게 되므로 한번은 꼭 시도를 해 보시면 도움이 될 것입니다.
순서
0. 아웃룩 다운로드 사이트
1. 아웃룩 백업 및 백업파일 가져오기
2. 아웃룩 메일 연동
3. 아웃룩 메일 회수 방법
4. 아웃룩 대용량 첨부방법
5. 아웃룩 서명 (개인 메시지 서명) 설정 방법
아웃룩 다운로드 사이트
아래 링크를 클릭하시면 Micro365 Office 아웃룩을 다운로드할 수 있습니다.
아웃룩 메일 백업 방법 및 백업 파일 다시 가져오기
제일 중요한 것은 파일을 어디에 저장을 해 두었는지를 반드시 찾아보기 쉬운 곳에 저장을 해 놓으시면 나중에 메일 오류로 고장이 났을 경우 해당 일자까지 메일 왔다 갔다 하는 것을 모두 다시 가져오기가 가정합니다.
1. 아웃룩 실행 후 왼쪽 상단 메뉴 파일 -> 열기 -> 가져오기 항목을 클릭
2. 가져오기 내보내기 마법사에서 내보내기 파일 클릭 -> 다음 버튼 클릭
3. 파일로 내보내기에서 "Outlook 데이터 파일 (. pst) -> 다음 버튼"을 클릭
4. Outlook 데이터 파일 내보내기에서 "본인의 메일 주소 클릭 -> 하위 폴더 포함 체크 -> 다음 버튼" 클릭합니다. 만약 받은 편지함을 백업하고 싶을 경우 받은 편지함 폴더만 클릭 후 다음 버튼을 클릭
5. 백업 파일 저장 위치를 선택하고
찾아보기 -> 위치 선택 및 백업 파일 이름 입력 -> 확인 버튼 클릭 -> 마침 버튼 클릭
6. 아웃룩 백업할 때 암호를 넣으셔도 되는데 웬만하면 암호를 설정은 비추천입니다. 암호 입력 없이 그냥 확인 누르시면 백업이 진행되며 암호가 필요하시다면 암호 입력 후 확인 버튼을 클릭하시면 암호화된 아웃룩 메일 백업을 할 수 있습니다.
7. 받은 편지함, 보낸 편지함 및 사용자가 만들어 놓은 하위 폴더까지 그대로 백업이 진행이 완료가 됩니다.
8. 내가 받고 보낸 모든 메일이 pst 파일 백업 모든 메일을 백업하였기 때문에 용량이 상당기 크다는 점 참고하세요!!
다음은 저장한 백업 파일을 아웃룩 메일에 고장(이상)이 났다고 보고 이전 저장했던 파일 일자까지 가져오기를 해 보겠습니다. 아래 순서로 진행하면 쉽게 할 수 있습니다.
1. 왼쪽 상단 파일 -> 열기 -> Outlook 데이터 파일 열기 항목을 클릭
2. 백업한 아웃룩 데이터 파일의 저장 위치를 찾아 선택 후 확인 버튼 클릭
3. 아웃룩 왼쪽 메뉴에 본인 현재 메일 사서함 아래에 백업한 메일 정보가 자동으로 나타나게 됩니다.
아주 쉬운데요 배움은 역시 우리의 업무 생산성을 증가시키는 방법 중 제일 좋은 방법입니다.
아웃룩 메일 연동방법 3가지 유형(pc용, 맥용, 모바일용)
아웃룩 메일 연동 방법은 pc용, 맥용, 모바일 전자메일 설정 방법이 있는데요 오늘은 pc용 방법으로 소개드립니다.
Microsoft 365, Gmail, Yahoo, iCloud 및 Exchange 계정을 포함하여 Outlook에 추가할 수 있는 여러 가지 유형의 전자 메일 계정이 있습니다. Gmail, Yahoo 및 iCloud와 같은 일부 타사 전자 메일 공급자의 경우 해당 웹 사이트에서 일부 설정을 변경해야 이러한 계정을 Outlook에 추가가 가능 데요 Outlook에 첫 번째 전자 메일 계정 추가 또는 다른 전자 메일 계정을 추가하던지 간에 단계는 동일하게 진행을 하면 됩니다.
아웃룩 메일 계정 추가하는 진행 순서입니다.
1, 파일 > 계정 추가를 선택하고 파일을 선택한 다음 계정을 추가합니다.
2. Microsoft 365용 Outlook 및 Outlook 2016의 경우와 Outlook 2013 및 Outlook 2010의 경우 표시되는 내용은 Outlook 버전에 따라 다르게 나타납니다.
Microsoft 365용 Outlook 및 Outlook 2016의 경우
-전자 메일 주소를 입력하고 연결을 클릭합니다.
Outlook 2013 및 Outlook 2010의 경우
-이름, 전자 메일 주소, 암호를 입력하고 다음을 클릭합니다.
3. 메시지가 표시되면 암호를 다시 입력하고 확인 -> 마침을 선택하여 Outlook에서 전자 메일 계정 사용을 시작합니다.
다음 단계는 유형이 내 암호를 허용하지 않는 경우와 전자 메일 계정을 수동으로 연결해야 하는 경우 고급 설정 방법입니다.
Outlook에서 내 암호를 허용하지 않는 경우 (추가 보안 필요한 경우)
전자 메일 계정의 암호를 사용하고 있는데 Outlook에서 해당 암호를 허용하지 않는 경우 추가 보안이 필요한 전자 메일 계정일 수 있는데요 Gmail, Yahoo, iCloud, Outlook.com 및 AOL 계정은 모두 2단계 인증을 사용하여 전자 메일 계정에 액세스 하는 사람이 본인이 맞는지 확인을 해야 합니다.
Outlook에 전자 메일 계정을 추가하려면 공급자에 따라 응용 프로그램 암호라고도 하는 앱 암호가 필요할 수 있으며 이 암호는 일반 전자 메일 계정 암호와 다릅니다. 아래 3가지만 먼저 알아봅니다.
1. 지메일
2. 아웃룩
3. 아이클라우드
첫 번째 지메일 연동 방법입니다.
Outlook 2019, Outlook 2021, Microsoft 365용 Outlook
최신 버전의 Outlook에서는 이중 인증을 설정하지 않고 Gmail 계정을 IMAP 계정으로 추가할 수 있으며 앱 암호가 필요하지 않습니다. 그러나 계정 보안을 강화하려면 Gmail 계정에 대해 이중 인증을 활성화하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 인증을 위해 휴대폰에서 코드를 입력하도록 요청하여 암호를 입력한 후 보안 계층이 추가됩니다.
Outlook 2016 및 이전 버전 또는 POP 계정을 사용하는 경우
Outlook 2016 또는 이전 버전을 사용 중이거나 Gmail 계정을 POP 계정으로 추가하려면 이중 인증을 활성화하고 앱 암호를 만들어야 합니다. Outlook에 계정을 추가하려면 일반 암호 대신 앱 암호를 사용합니다.
2단계 인증을 켜고 앱 암호를 얻으려면 다음 단계를 진행합니다.
1. 브라우저에서 Gmail로 이동한 다음, 화면 오른쪽 위 모서리에서 점점 모양의 Google 앱 아이콘을 선택합니다.
2. 계정을 선택합니다. 보안에서 Google에 로그인을 선택합니다. Google에 로그인
3. 암호에서 2단계 확인이 꺼짐인 경우 해제 옆에 있는 >를 클릭합니다. 끔이 아니면 4단계로 건너뜁니다.
a. 첫 번째 화면에서 시작하기를 클릭합니다.
b. 메시지가 표시되면 Gmail 암호를 입력하고 다음을 클릭합니다.
c. 전화번호를 입력하고 인증 코드를 문자 메시지 또는 전화 통화로 받을지 선택합니다. 다음을 클릭합니다.
d. 받은 코드를 입력하고 다음을 클릭합니다.
e. 켜기를 클릭하여 2단계 인증 설정을 완료합니다.
f. 화면 맨 위에서 2단계 인증 옆에 있는 왼쪽 화살표를 클릭하여 이전 화면으로 돌아갑니다.
4. 암호에서 앱 암호를 선택합니다.
5. Google 계정의 암호를 입력한 다음 로그인을 선택합니다. 다음 화면 하단의 드롭다운 목록에서 메일 및 Windows 컴퓨터를 선택한 다음 생성을 선택합니다.
6. 앱 암호에 대한 응용 프로그램 및 장치 선택 Google에서 앱 암호가 표시됩니다. 이 암호를 공백 없이 복사하고, Outlook에서 암호를 입력하라는 메시지가 표시되면 이 암호를 공백 없이 복사하여 입력합니다.
두 번째 아웃룩. com 연동 방법입니다.
Outlook.com에 2단계 인증을 사용하는 경우 다음 단계에 따라 앱 암호를 생성하게 됩니다.
1. https://outlook.com으로 이동하여 오른쪽 상단의 이니셜을 클릭한 다음 계정 보기를 선택을 합니다.
2. 보안에서 업데이트를 선택하고
3. 추가 보안 옵션에서 탐색을 선택합니다.
4. 앱 암호 섹션이 나올 때까지 아래로 스크롤한 다음 새 앱 암호 만들기를 선택하고
5. 다음 화면에 앱 암호가 표시됩니다. Outlook에 계정을 추가할 때 필요한 암호를 기록해 둡니다.
6. 이 문서의 시작 부분에 나와 있는 지침을 사용하여 Outlook에 계정을 추가하되 Outlook에서 암호를 묻는 메시지가 표시되면 앱 암호를 입력하면 됩니다.
세 번째 아이클라우드 아웃룩 연동 방법입니다.
1. 브라우저에서 Apple ID 웹 사이트로 이동하여 Apple ID와 암호를 입력합니다.
2. 2단계 인증을 이미 켠 경우 장치 중 하나에서 코드를 수신합니다. 이 코드를 입력하여 계속합니다. 그렇지 않은 경우 2단계 인증을 설정을 합니다.
3. 보안 섹션의 앱 암호에서 암호 생성을 선택하기
4. 암호 이름을 Outlook과 같이 입력하고 만들기를 선택하기
5. Apple에서 앱 암호가 표시되면 이 암호를 복사해서 Outlook에서 암호를 입력하라는 메시지가 표시되면 이 암호를 입력합니다.
또한 수동으로 아웃룩 메일 계정을 수동으로 설정해야 하는 경우가 있습니다.
전자 메일 계정을 수동으로 추가해야 하는 경우 (고급설정)
아래의 고급 방법 중 하나를 선택합니다.
Windows용 Outlook에서 고급 설정을 사용하여 POP 또는 IMAP 전자 메일 계정 추가
보내는 서버와 받는 서버의 이름, 포트 번호 또는 SSL 설정에 특정 값을 입력해야 하는 경우 Outlook의 고급 설정 옵션을 사용할 수 있습니다. 다음 지침을 사용하여 Outlook에 POP 또는 IMAP 계정을 추가할 수 있습니다.
1. Outlook을 열고 파일 -> 계정 추가를 선택합니다.
2. 다음 화면에서 전자 메일 주소를 입력하고 고급 옵션을 선택한 다음 내 계정을 수동으로 설정합니다. 상자에 체크하고 연결을 선택합니다.
3. 계정 유형을 선택합니다. 이 옵션을 사용해야 하는 경우에는 대부분 IMAP을 선택을 하게 됩니다.
4. 계정 설정 화면은 필요한 대부분의 계정 설정을 통해 미리 채워져 있습니다. 그러나 설정을 조회해야 하는 경우에는 POP 및 IMAP 계정 설정 항목을 참조하세요. 받는 서버와 보내는 서버의 설정을 입력하고 다음을 선택합니다.
5. 암호를 입력한 다음 연결을 선택합니다.
Windows용 Outlook에 고급 설정을 사용하여 타사 MAPI 전자 메일 계정 추가
타사 MAPI 공급자를 사용하는 경우, 공급자가 제안한 MAPI 전자 메일 공급자 응용 프로그램을 다운로드하여 구성합니다.
1. Outlook을 열고 파일> 계정 추가를 선택합니다. 다음 화면으로 넘어갑니다.
2. 전자 메일 주소를 입력하고, 고급 옵션을 선택하고, 내 계정을 수동으로 설정 확인란에 체크하고 연결을 선택합니다.
3. 고급 설정 화면에서 기타를 선택합니다.
4. 다른 화면에서 목록 으로부터 연결할 서버 유형을 선택합니다. 참고: 다른 옵션 및 해당 옵션 아래에 나열된 계정 유형은 MAPI 공급자를 올바르게 설치하고 구성한 경우에만 표시됩니다.
5. 연결을 클릭합니다.
6. 컴퓨터에 설치된 타사 MAPI 공급자 응용 프로그램이 시작되어야 합니다.
7. MAPI 공급자의 지침에 따라 계정 설정을 완료합니다.
이상으로 아웃룩 메일 연동하는 방법에 대해서 알아봤는데요 이제 아웃룩 메일을 여러 사람들에게 보냈는데 보내지 말아야 될 내용을 보낸 경우 급하게 회수를 해야 하는데요 그 회수 방법에 대해 알아보겠습니다.
아웃룩 메일 회수방법 (여러 사람에게 보낸 메일 회수)
아웃룩 메일을 실수로 보낸 경우 아래 순서로 회수를 할 수가 있습니다.
1. 보낸 항목을 선택합니다.
2. 메시지를 선택하거나 두 번 클릭하여 다른 창에서 엽니다.
3. 파일 -> 정보를 선택합니다.
4. 메시지 다시 보내기 및 회수 -> 메시지 회수를 선택하고 두 가지 옵션 중 하나를 선택합니다.
5. 보낸 메시지를 회수하려면 읽지 않았으면 메시지 삭제를 선택합니다.
6. 보낸 메시지를 새 메시지로 바꾸려면 않지 않았으면 메시지를 삭제하고 새 메시지로 바꿈을 선택합니다.
7. 각 메시지 회수 상태 확인 확인란을 선택합니다.
8. 확인을 선택하면 완료가 되는데요 읽지 않았으면 메시지를 삭제하고 새 메시지로 바꿈을 선택한 경우 원래 메시지가 편집용으로 열립니다. 보내기를 선택하면 원래 전자 메일 메시지가 받는 사람의 사서함에서 삭제되고 새로 편집한 메시지로 바뀌게 됩니다.
아웃룩 메일 대용량 파일 첨부 방법 (대안 네이버 대용량 메일 보내기)
보통 회사에서 아웃룩을 쓰다 보면 최대 크기 제한보다 큰 파일을 첨부하려고 하면 파일 용량 초과로 오류 메시지가 표시됩니다. 파일 공유 서비스 사용 또는 파일 압축을 포함하여 이 크기 제한을 해결하는 몇 가지 방법 3가지가 있습니다.
개인적으로는 아웃룩의 경우 불편한 경우 네이버에서 대용량 파일 보내기로 보통 했는데요 혹
Outlook은 보낼 수 있는 파일의 크기를 제한하고 있기 때문에 Outlook.com Gmail과 같은 결합된 파일 크기는 20메가바이트(MB)가 최대 크기이고 Exchange의 경우 기본 결합된 파일 크기 제한은 10MB로 제한이 되고 있습니다. 아마 속도 때문으로 보입니다.
압축해서 보내는 3가지 방법이 있습니다.
1. 클라우드 서비스에 파일 저장 및 링크 공유
OneDrive, Dropbox와 같은 클라우드 서비스에 파일을 업로드하고 파일을 다운로드할 수 있는 링크가 만들어지는데요 받는 사람에게 링크를 보내서 받는 사람이 열어 파일을 다운로드를 할 수가 있습니다.
2. 파일 압축
파일을 zip으로 압축해서 보내는 방법이 있는데요 압축률이 용량이 크면 도움이 안 될 수 있습니다.
3. 이미지 크기나 파일크기 축소
대용량 이미지 파일을 보내는 경우 자동으로 크기를 조정하여 파일 크기를 줄일 수 있는 방법으로 전자 메일 메시지에 이미지를 첨부하고 파일 > 정보를 클릭 후 이미지 첨부 파일 섹션에서 메시지를 보낼 때 대용량 이미지 크기를 조정을 해서 보낼 수가 있습니다. 이 옵션으로 클릭해서 Outlook에서 이미지를 보낼 때 크기를 조정을 선택하고 다시 메시지로 돌아가서 보내기를 클릭하면 됩니다.
위 3가지 방법은 파일 용량이 적을 때이고 네이버 메일로 대용량 메일을 쉽게 보낼 수 있으니 계정이 없는 경우 만들면 네이버 대용량 메일이 지금까지 업무에서 사용 시 제일 편했던 것으로 기억납니다.
아웃룩 서명 (개인 메시지 서명) 설정 방법
아웃룩에서 반드시 설정을 해 놓으면 생산성이 올라가는 기능인데요 메일을 새로 작성하거나 회신할 때 자동으로 아래 자신의 연락처, 주소, 이메일, 자신의 블로그 주소와 함께 자신의 얼굴을 같이 보낼 수 있는 방법입니다. 모바일 웹이나 Pc용 웹에서도 설정을 할 수 있는데요 개별로 모두 설정을 해야 합니다. 연동은 같이 되는 것은 아닌데요 오늘은 그냥 pc에 설정하는 방법 순서입니다.
1. 새 전자 메일 메시지를 엽니다.
2. 메시지 메뉴에서 서명-> 선택합니다. Outlook 상태에 따로 위치가 다르니 서명 단추를 잘 찾아보시기 바랍니다.
3. 서명 선택에서 새로 고르기 및새 서명 대화 상자에서 서명의 이름을 입력합니다.
4. 서명 편집 아래에서 서명을 작성합니다. 텍스트 글꼴, 글꼴 색 및 크기를 변경할 수 있고 글머리 기호, 표 또는 테두리를 사용하여 더 강력한 서명을 만들 하려는 경우 Word를 사용하여 텍스트 서식을 지정한 다음 서명 편집 상자에 서명을 복사하여 붙여 넣습니다. 서명에 대해 미리 디자인된 템플릿도 사용은 가능하지만 그냥 심플하게 하는 것이 좋습니다.
서명을 만들 때 예시입니다.
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홍길동 00 브랜드 전략기획실장
010-9999-9999, 홍길동@naver.com
+사진 첨부
이렇게 만들었으면 이제 서명 제목을 정해 저장을 하게 되는데요 본인 이름으로 저장을 세팅하면 좋습니다.
5. 기본 서명 선택에서 다음과 같은 서명 옵션을 설정합니다. 새 메시지 작성 시에도 사용하고 회신하고 전달하 때도 사용으로 저장된 서명으로 선택을 하면 됩니다.
6. 확인을 선택하면 새 서명을 저장하고 메시지로 돌아온다. Outlook 모든 새 메시지에 서명을 적용하기로 선택한 경우에도 1단계에서 열고 있는 메시지에 새 서명을 추가하지 않습니다. 이 메시지에 서명을 수동으로 추가해야 합니다. 향후 모든 메시지에는 서명이 자동으로 추가됩니다. 서명을 수동으로 추가하려면 메시지 메뉴에서 서명을 선택한 다음 방금 만든 서명을 선택합니다.
서명에 로고 또는 이미지 추가하실 때는 사이즈 크기를 줄여서 진행을 하는데요 이미지의 수를 변경하려면 이미지를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 그림을 선택하고 크기 탭을 선택하고 옵션을 사용하여 이미지 크기를 변경하면 됩니다.
아웃룩 부재중 자동회신 설정 방법
자동회신 단추가 있는 경우와 단추가 없는 경우가 다릅니다.
1. 파일 > 자동 회신을 선택 후 Outlook 2007의 경우 도구 > 부재중 알림을 선택합니다.
2. 자동 회신 상자에서 자동 회신 보내기를 선택합니다.
원하는 경우 자동 회신의 날짜 범위를 설정을 하게 되면 종료 시간에 입력하는 날짜 및 시간에 자동 회신이 해제됩니다. 그러지 않으면 자동 회신을 수동으로 해제를 해야 합니다.
자동 회신이 표시되지 않으면 규칙 및 알림을 사용하여 부재 중 메시지를 설정합니다.
3. 내 조직 내부 탭에서 부재 중일 때 팀 구성원이나 동료에게 보낼 응답 메시지를 입력합니다.
조직 외부의 모든 사람에게 자동 회신을 보내면 뉴스레터 및 광고와 잠재적인 정크 메일을 비롯한 모든 전자 메일에 자동 회신을 보냅니다. 조직 외부의 사람에게 자동 회신을 보내려면 내 연락처만을 선택하는 것이 좋습니다.
4. 확인을 선택하여 설정을 저장합니다.
자동 부재 중 회신 끄기는 Outlook이 자동 회신을 보내도록 설정된 경우 리본 아래에 이 정보가 포함된 메시지가 표시됩니다. 자동 부재 중 회신을 사용하지 않도록 설정하려면 끄기를 선택하면 되고 자동 회신 날짜나 보낸 메시지를 수정하려면 위 단계에 따라 설정을 수정합니다. Outlook 2007의 경우 부재 중 회신을 끄고 도구 > 부재 중 알림을 선택한 후 부재 중 자동 회신 보내기 확인란을 선택 취소합니다.
부재중 자동회신 단추가 없는 경우는 아래 참고하시면 됩니다.
규칙을 사용하여 부재 중 메시지 만들기
Outlook에서 파일을 클릭하면 다음과 같은 화면이 표시됩니다. 자동 회신이라고 적힌 단추가 표시되는 경우 Outlook에서 자동 부재 중 회신 보내기를 참조하세요. 그렇지 않으면 다음 단계를 사용하
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