직장에서 업무를 하거나 개인 사업을 하다 보면 업체에 내용증명 공문을 보내거나 부득이하게 지인 간에 소송이나 법적인 부분에서 문제가 생길 경우 법적인 조치를 사전에 취하기 위해서 계약이 만료 전 또는 중간에 내용증명을 보내야 하는 상황이 발생을 하게 되는데요 내용증명은 보통 우체국으로 보내는데요 저도 처음 알게 된 방법으로 내용증명을 우체국에서 직접 오프라인으로 보내는 방법도 있지만 온라인으로 보내는 방법이 있는 것을 알게 되었습니다. 온라인으로 내용증명을 보내면 방문 시간을 절약하고 한번 해보면 사무실에도 내용증명을 보내면 아주 편리한데요 2가지 방법에 대해 알려드리고자 합니다.
내용증명에 필요한 양식, 도장을 어디에 찍는지?, 몇부를 준비해서 보내야 하는지 저의 경우는 실제고 우체국에서 여러 번 보내본 적이 있는데요 이번에는 온라인으로 어떻게 내용증명을 보내는 지도 같이 배워보도록 하겠습니다. 참고로 온라인으로 보내는 것은 저도 처음이라 같이 알아보도록 하겠습니다. 내용증명을 15년 이상 보내 본 경험이라서 별로 어려운 일은 아닌데요 처음 보내는 분들에게는 어려울 수 있어서 도움이 되겠습니다.
순서
1. 내용증명 우체국에서 보내는 방법 및 준비서류 비용 가격
2. 내용증명 온라인으로 보내는 방법 및 준비서류 비용 가격
내용증명 우체국에서 직접 보내는 방법 (우체국방문 / 준비서류), 비용 가격
기본적으로 직접 우체국에서 내용증명을 보내려면 필요한 것은 봉투 / 내용증명 서류 3장 / 날인을 위해서 회사 또는 개인 도장이 필요합니다.
작성 시 주의 사항은 봉투에 사용하는 받은 사람, 보내는 사람, 보내는 주소와 받는 주소 등은 가능한 작성된 내용증명 서류 내용과 동일해야 합니다.
도장 날인은 필수이고 간인(두장을 나란히 놓고 중간 부분에 도장을 찍는 것)을 해서 작성을 꼭 할 필요가 없는 경우도 있지만 하는 것이 좋으며 세장을 일렬로 배치를 해서 도장이 모두 찍히도록 간인을 하는 것이 좋고, 내용증명의 마지막 아래 부분에 회사명 보내는 사람 주소와 대표자 이름 적고 도장을 찍는 것이 좋습니다.
우체국에 방문을 해서 보내면 비용은 1~2만 원 선에서 발송을 하게 되는데요 한부는 우체국이, 한부는 상대방에게, 한부는 보내는 발송인이 보관을 하게 됩니다.
◼️ 내용증명 발송 준비 시 요약
1. 서류봉투 - 우체국에서 구매를 하면 됩니다. 보통 현금으로 구매를 하며 현금이 없는 경우 발송비 계산 시 같이 계산을 하면 됩니다.
2. 발송 서류 출력은 총 3부 해서 가져가야 합니다.
3. 보내는 봉투와 보내는 서류상 보내는 사람, 받는 사람, 주소는 내용이 모두 동일하게 기록을 해야 합니다.
4. 발송 비용 - 지역과 무게에 따라 달라질 수 있지만 보통 1~2만 원이 필요합니다.
5. 내용증명 발송 내용 - 6하 원칙에 의거해서 보내는 것이 좋으며 계약의 내용, 기간, 금액, 통지하고자 하는 요구사항 및 기한 등에 대해서 명확하게 하는 것이 좋습니다. 사실에 근거한 내용 등을 중심으로 정리하는 형태로 작성을 합니다.
6. 사용하는 문장 - "요청드립니다", "만약 할 경우" 등의 문구는 사용하지 않는 것이 좋고 법적 계약의 근거에 대한 통보 형태의 내용으로 작성하는 것이 좋습니다.
🌈내용증명 내용 형식 샘플
발송일자 /수신자 / 주소 /전화번호
발신자 /주소 /전화번호
◼️제목
◼️계약내용 : 계약명, 일자 기간
◼️계약 금액 : 계약금 중도금 잔금
◼️계약 세부 내용
◼️계약 관련 내용증명 통보 내용
보내는 날짜 (중앙 표기)
회사명+대표 이사명(보내는 사람)
아래는 실제로 우체국에서 보낸 공문 사례 샘플입니다. 양식의 형태는 같은 종류의 공문을 보내더라고 여러 형태로 가공해서 만들어 보내게 된다는 점은 참고하시면 되겠습니다.
내용증명 온라인 보내는 방법 - 우체국 온라인 사이트, 비용 가격
온라인으로 내용증명 보내는 방법 순서입니다.
우체국 내용증명 온라인 보내기 사전 준비
- 내용증명을 처음으로 보내는 분들은 우체국 온라인트 홈페이지에 회원등록이 되어 있어야 합니다.
1. 온라인으로 내용증명을 우체국에서 보내기 위해서 혹시나 깔고 깔고를 해야 합니다. ^^ 편집 툴과 SGA뷰어 설치를 먼저 진행을 합니다.
2. 로그인을 진행을 합니다. 공인 인증서를 하시면 좋고 페이코, Pass, 카카오톡, 네이버 인증 이외 최근 삼성 패스, 신한 인증서, kb모바일 인증서 로그인 방법도 추가가 되었습니다.
3. 저는 PASS 인증을 통해 로그인을 주로 사용하고 있습니다. 안될 경우 최근 카카오 먹통 사태로 인해서 네이버 인증서를 활용을 해서 인증을 자주 하게 되네요 ~
4. 인증 요청 버튼을 누릅니다. 그러면 스마트폰으로 Pass인증 알람이 뜨면 스마트폰에서 로그인 인증을 합니다.
5. Pass 로그인이 완료되었다고 스마트폰에서 확인이 되면 다시 pc화면으로 와서 인증 완료를 누르면 됩니다.
이제 회원 가입 및 로그인을 했으면 다음은 본격적으로 내용증명을 실제로 해보는 순서입니다.
◼️ 내용증명 우체국 온라인에서 작성하기
1. 아래 신청하기로 들어갑니다.
2. 보내는 사람 주소 및 연락처 등을 기업을 합니다. 회사대 회사로 보내는 경우는 회사명으로 기록을 하면 됩니다.
3. 받는 사람 주소와 대표자 등을 기록을 합니다. 나중을 위해서 주소록에 저장을 해 놓습니다.
4. 동문 내용증명의 경우는 파란색 글씨 표기된 곳을 체크를 합니다.
5. 받는 사람(분) 목록에 추가를 합니다.
6. 본문 작성을 시작을 합니다.
본문 작성의 경우 기존에 엑셀이나 워드 한글 등으로 저장해 놓은 파일 불러오기로 편집을 할 수 있습니다. 맥북의 경우는 호환이 되지 않으므로 일단 윈도우형 노트북이나 pc에서 진행을 하면 됩니다. 다만 아래 양식 규정이 지켜져 있는지 여백 부분을 꼭 확인해야 하고, 문서 번호 라벨링과 꼬리말 등을 추가하지 않은 양식 파일 형태이어야 합니다.
7. 본문을 작성하고 나서 아래 순서 화면에 따라 진행을 하면 됩니다.
다음은 여러 명에게 보낼 경우 주소록 파일 양식을 다운로드하여 작성 후 파일 불러오기를 할 수 있습니다.
문서편집기로 미리 보기 화면을 통해 정확하게 작성이 되었는지도 추가 확인을 할 수 있습니다.
마지막으로 신청을 하기 전에 내용 등을 확인 후 신청하기를 누릅니다. 바로 결재하기 화면으로 넘어갑니다.
8. 마지막으로 전체 작성이 되었으며 오타나 수정 파일 오류가 없는지 확인 후 비용 결제를 하면 완료가 됩니다.
내용증명 배달증명 확인서 온라인 신청 방법 및 비용
부가적으로 편리하게 내가 보낸 내용증명 내용을 확인을 할 수 있으며 보관기간은 3년 동안 확인을 할 수 있습니다.
1. 온라인으로 보낸 내용증명 3년 기간 확인 방법
또한 내용증명은 보냈다는 증명이나 배달이 되었다는 증명을 받는 서비스도 중요한 경우는 온라인으로 신청이 가능합니다. 신청이 가능한 기한 자격 조건 및 신청 비용 등은 아래와 같습니다.
2. 오프라인 (방문해서 보낸 내용증명 확인하는 방법)
바로 위 화면에서 맨 오른쪽에 있는 탭을 누르면 오프라인 우체국을 방문해서 보낸 등기도 확인을 할 수 있습니다. 바로 등기번호로 검색 접수정보(우체국명과 보낸 날짜)를 입력을 해서 확인을 할 수 있는데요 기간에 보낸 것을 모두 확인은 불가능하고 내용증명 등기번호의 문의사항은 우편고객만족센터(1588-1300)로 전화로 확인해야 합니다.
우체국을 방문하지 않고 인터넷으로 조회하여 프린터로 직접 인쇄하는 서비스로 등기우편물의 보내는 분 또는 받는 분만 신청할 수 있습니다. 내용증명의 경우는 3년 이내 보낸 내용에 대해 서비스를 받을 수 있습니다.
- 신청기간: 배달 완료일 D+2일부터 신청 가능
- 기간 : 등기 발송한 다음날부터 1년 이내
- 내용증명은 3년 이내 신청 가능
- 이용요금 : 1건당 1,600원
- 인터넷우체국 회원만 신청 가능
- 결제 후 다음날 24시까지 (재)출력이 가능
◼️온라인으로 내용증명 발송 시 비용 가격
내용증명 비용이 이렇게 구성이 되어 있다고 하는데요 등기통상 온라인 진행 시 6540원, 익일특급의 경우 8540원이며 주소불명으로 반송될 경우 2100원을 추가로 내야 합니다. 동문 내용증명으로 보내는 경우는 등기 통상은 10460원이며, 특급으로 보낼 경우 13,460원이 필요합니다. 10통 이상 보내는 경우는 3% 할인도 된다고 합니다.
◼️ 등기나 내용증명 온라인 발송 시 주의사항
동문 내용증명의 경우 온라인 내용 문서는 내용문, 보내는 분 받는 분 주소 성명, 내용증명인과 전자 소인 포함 해서 최대 150매 작성까지 보낼 수 있으며 1회 발송 가능한 받는 분의 수는 4320명이라고 합니다.
문서 작성 여백 기준(A4 세로) : 최소 상 20mm, 하 40mm, 좌 15mm, 우 15mm 이상으로 작성이 되어야 하며 가능한 문서작성 파일 양식을 워드나 한글로 다운로드하여 그 양식을 사용하는 것이 좋습니다.
문서 편집 툴 이용 시 유의사항으로는 문서 첨부하기 진행 시 가능한 문서 파일은 아래한글, MS-WORD, 파워포인트, PDF, 엑셀, 넥셀 등이며 이때 문서파일 상 하단에 쪽번호, 꼬리말 등이 추가되면 파일 업로드가 불가하니 주의를 해야 합니다.
내용증명 접수 후 1시간 이내에만 취소 가능 내용증명 샘플 양식을 다운로드하여 수정 편집이 가능하며, 제공되는 편집 툴에 문서 파일을 업로드하거나, 직접 문서를 편집 신청도 가능합니다.
◼️ 배달 소요기간
배달 소요일 수는 등기통상 : 접수한 다음날부터 3일 이내 배달 익일특급 : 접수한 다음날 배달, 제주도는 2일 정도입니다.
* 실제 내용증명 발송 샘플 (방문접수)
이상으로 우체국에서 내용증명을 직접 가서 신청하던 것으로 온라인으로 신청하는 방법에 대해 알아보는 시간이었습니다.